הלקוחות שולחים את המסמכים. תיק הדוח נבנה כמעט מעצמו.
DocFlow מנהלת את כל תהליך איסוף המסמכים לדוחות שנתיים ולהצהרות הון. היא שולחת לכל לקוח שאלון מותאם, קובעת אילו מסמכים נדרשים ממנו, מזהה את הקבצים שמגיעים במייל, מתייקת אותם ושולחת תזכורות לפי מה שעדיין חסר.
אתם מאשרים את ההחלטות המקצועיות. DocFlow מטפלת בעבודה החוזרת.
פותחה מתוך העבודה היומיומית של משרד ראיית חשבון, ומשמשת כיום לניהול איסוף המסמכים של יותר מ-500 תיקי לקוחות.
| לקוח | סוג דיווח | נאסף | חסרים | מצב |
|---|---|---|---|---|
| ישראל ישראלי | דוח שנתי | 11 מתוך 18 | 7 | באיסוף |
| דנה לוי | הצהרת הון | 18 מתוך 18 | 0 | הושלם |
| מיכל אברהם | דוח שנתי והצהרת הון | 9 מתוך 21 | 12 | דורש בדיקה |
| יוסי מזרחי | דוח שנתי | 7 מתוך 14 | 7 | באיסוף |
| אבי כהן | דוח שנתי | 0 מתוך 15 | 15 | טרם התחיל |
מסמכים שהתקבלו לאחרונה
מה כבר עובד בפועל
DocFlow נבנתה בתוך משרד ראיית חשבון פעיל, ומשמשת מדי יום בתהליך איסוף מסמכים אמיתי.
מה באמת קורה במשרד בכל שנה
עבור כל לקוח, בכל שנה, המשרד חוזר על אותם שבעה שלבים.
- 01שולחים ללקוח שאלון.
- 02קוראים את התשובות ומבינים מה המצב שלו השנה.
- 03מחליטים אילו מסמכים בדיוק נדרשים ממנו.
- 04שולחים לו רשימה מותאמת.
- 05המסמכים מגיעים במייל בטפטופים, על פני שבועות.
- 06פותחים כל קובץ, מזהים אותו, נותנים לו שם ומתייקים אותו בתיקייה של הלקוח.
- 07בודקים למי חסר מה ושולחים תזכורת. ואחר כך עוד אחת.
גם במשרד עם כמה מאות לקוחות, מדובר באלפי קבצים, מאות התכתבויות ועשרות או מאות שעות של בדיקה, תיוק ומעקב בכל סבב איסוף.
ביותר מ-500 תיקים, מספר הפעולות הידניות כבר מגיע לעשרות אלפים.
והדבר שחסר בכל התהליך הזה הוא מקום אחד שבו רואים מי באמת סיים.
אותו תהליך, בלי העבודה החוזרת
ארבעה שלבים. אתם מאשרים, DocFlow מבצעת.
שואלים
כל לקוח מקבל שאלון אישי, בעברית או באנגלית, עם שאלות המשך שנפתחות לפי התשובות שלו.
קובעים
DocFlow מפיקה מהתשובות את רשימת המסמכים המדויקת של אותו לקוח. אתם עוברים עליה, מתקנים, מוותרים על מסמך, מוסיפים מסמך ומאשרים.
אוספים
הלקוח משיב למייל רגיל עם קובץ מצורף. DocFlow מזהה את הקובץ, מתאימה אותו לדרישה שהוא עונה עליה ומתייקת אותו.
משלימים
מי שעוד חסר לו משהו מקבל תזכורת שמפרטת בדיוק מה חסר, ומצב ההשלמה של התיק מתעדכן.
המשרד שלכם מאשר את ההחלטות המקצועיות. DocFlow מבצעת את העבודה החוזרת.
מסמך מגיע כתשובה רגילה במייל.
כשהמסמך מזוהה בביטחון, DocFlow מטפלת בו עד הסוף.
DocFlow קוראת את המייל הנכנס, פותחת את הקובץ המצורף ומזהה מה המסמך הזה, לאיזו שנת מס הוא שייך ומי הגוף שהנפיק אותו. משם היא מתאימה אותו לדרישה פתוחה של אותו לקוח, מסמנת אותה כהתקבלה, שומרת את הקובץ בשם אחיד בתיקייה הנכונה ומעדכנת את מצב ההשלמה של התיק.
- 01המייל נכנס.
- 02הקובץ המצורף נפתח.
- 03סוג המסמך, שנת המס והגוף המנפיק מזוהים.
- 04המסמך מותאם לדרישה פתוחה של הלקוח.
- 05הדרישה מסומנת כהתקבלה.
- 06הקובץ נשמר בשם אחיד בתיקייה של הלקוח.
- 07אחוז ההשלמה של התיק מתעדכן.
כל מסמך שהמערכת אינה מצליחה לשבץ בביטחון עובר לתור בדיקה אנושי. שום מסמך לא נעלם ושום קובץ לא מתויק על סמך ניחוש.
גם כשהקובץ מגיע בבלגן
- קובץ מוגן בסיסמה
- סריקה אחת שמכילה כמה מסמכים
- מסמך שצולם בטלפון
- שרשור מיילים שהועבר
- תשובה מכתובת שאינה רשומה בתיק
- מסמך שהמערכת אינה מצליחה לסווג בביטחון
כל אחד מהמקרים האלה מטופל, ומה שלא ניתן להכריע עובר לבדיקה אנושית.
כל מסמך, מתויק במקום שלו.
רוצים לראות את זה על תהליך אמיתי
עשרים דקות, בשיתוף מסך, על התהליך המלא.
לתיאום הדגמה אישית של 20 דקותשש היכולות שעושות את העבודה
שאלונים דינמיים
שאלון אישי לכל לקוח, בעברית או באנגלית, עם שאלות המשך שנפתחות לפי התשובות שלו. אין מה למלא פעמיים ואין מה להקליד מחדש.
מנוע דרישות מקצועי
קובע אילו מסמכים כל לקוח חייב להביא לפי המצב האמיתי שלו: שכיר או עצמאי, בן או בת זוג, כמה מעסיקים, כמה נכסים ואילו מקורות הכנסה.
אישור מקצועי לפני הבקשה
בקשת המסמכים הראשונית עוברת אישור מקצועי של המשרד: לאשר, לתקן, לוותר על מסמך, להוסיף מסמך ולהוסיף הערה. התזכורות נשלחות לאחר מכן לפי הכללים והקצב שאתם קובעים.
זיהוי ותיוק מסמכים
מסמכים שמגיעים במייל מזוהים, מותאמים לדרישה הפתוחה, נשמרים בשם אחיד ומתויקים בתיקייה של הלקוח.
תזכורות לפי מה שחסר
מי שלא מילא את השאלון ומי שחסרים לו עוד שני מסמכים מקבלים שתי הודעות שונות. הקצב בשליטה שלכם.
תמונת מצב אחת לכל המשרד
מי ענה, למי חסרים מסמכים, אילו תיקים הושלמו ומה דורש טיפול, במסך אחד ובסינון לפי שנה וסוג דיווח.
ומעבר לזה
- דוחות שנתיים והצהרות הון פועלים באותה מערכת, כולל לקוחות שצריכים את שניהם באותה שנה.
- נוסח אחיד: שם כל מסמך מוגדר פעם אחת ומופיע זהה במייל ללקוח, בפורטל ובמסכי המשרד.
- תיעוד מלא של כל פעולה, אוטומטית או אנושית.
- נתוני התקדמות ועומס לכל עובד בצוות.
לא עוד כלי לשליחת רשימות מסמכים
החלק הקשה אינו לשלוח בקשה למסמכים. החלק הקשה הוא לדעת מה לבקש מכל לקוח.
DocFlow מקודדת את הדרך שבה משרד ראיית חשבון מחליט מה לבקש, ממי ובאיזה שלב.
שיקול דעת מקצועי בתוך המערכת
הכללים שקובעים מה נדרש מכל לקוח הם ידע מקצועי, ולא רשימת תיוג אחת לכולם.
נבנתה לדוחות שנתיים ולהצהרות הון בישראל
מערך המסמכים, סוגי הדיווח והתהליך הם המקומיים, ולא התאמה של מוצר זר.
עברית קודם
השאלונים, המיילים והמסכים נכתבו בעברית מהיסוד, עם אנגלית ללקוחות שצריכים אותה.
רואה החשבון נשאר בשליטה
DocFlow מציעה, אתם מכריעים. בקשת המסמכים הראשונית עוברת אישור מקצועי של המשרד. התזכורות נשלחות לאחר מכן לפי הכללים והקצב שאתם קובעים.
הלקוחות לא משנים הרגלים
הם משיבים למייל עם קובץ מצורף, בדיוק כמו היום.
המסמכים נשארים במבנה שלכם
הקובץ הסופי נשמר ב-OneDrive של המשרד, בתוך מבנה התיקיות שהוגדר למערכת.
לגדול בלי להגדיל את עבודת האדמיניסטרציה באותו קצב
יותר לקוחות לא חייבים לייצר יותר מרדפים, יותר מיילים ויותר שעות תיוק. DocFlow מטפלת בעבודה החוזרת, כך שהצוות יכול להתמקד בבדיקה מקצועית, בהכנת הדוחות ובשירות ללקוחות.
- שימוש טוב יותר בצוות הקיים.
- הורדת העומס בשיא עונת הדוחות.
- דחיית הצורך להוסיף כוח אדם אדמיניסטרטיבי.
- טיפול ביותר תיקים באותו מערך הפעלה.
מה משרדים שואלים ראשון
האם הלקוחות צריכים ללמוד מערכת חדשה?
מה קורה כשהמערכת אינה בטוחה בזיהוי?
איפה המסמכים נשמרים?
אפשר לשנות את המסמכים והכללים?
האם המערכת מתאימה גם למשרד עם כ-100 לקוחות?
האם צריך איש טכנולוגיה במשרד?
האם DocFlow מכינה את הדוח עצמו?
האם המידע של הלקוחות מוגן?
כמה זה עולה?
לראות איך DocFlow משתלבת בעונת הדוחות שלכם
בהדגמה של 20 דקות נעבור על התהליך המלא, משאלון הלקוח ועד למסמך שמתויק בתיק הנכון.
טופס תיאום ההדגמה ייפתח כאן בקרוב.
